Un dossier centralise toutes les informations relatives au sujet traité par le dossier, notamment tous les documents constitutifs du dossier. La fiche détaillée du dossier donne accès notamment aux données suivantes: son titre, son type, son propriétaire, son responsable, son échéancier, la liste de ses intervenants, sa classification, ses dossiers liés, ses documents, ... Toutes les données d'un dossier ne sont pas visibles pour tous les types de dossiers. Ainsi, le contact d'un dossier de contact n'est visible que pour un dossier de contact. A contrario, la liste des intervenants est visible pour tous les types de dossiers sauf pour les dossiers de contact. La gestion des documents s'opère dans l'outil de gestion documentaire à partir de l'onglet "Documents" qui permet les téléchargements, les prévisualisations, les éditions, les impressions, ...

A quels dossiers ai-je accès et qui voit mes dossiers?

Le propriétaire du dossier est le barreau d'appartenance de l'utilisateur créateur. C'est sur cette base que la confidentialité des dossiers est assurée. Les utilisateurs du barreau de Bruxelles ne voient pas les dossiers du barreau de Liège, uniquement les dossiers du barreau de Bruxelles. Les utilisateurs de l'OBFG ne voient que les dossiers de l'OBFG.

La visibilité des dossiers est également liée à la catégorie du dossier; typiquement, les dossiers catégorisés "Finance", "Ressource Humaine" ou "Affaires sociales" sont uniquement accessibles par les utilisateurs d'un rôle spécifique (voir  Utilisateurs LgoBox: rôles et sécurité).

De quoi un dossier est-il composé?

Outre son type, sa référence, son barreau propriétaire et son responsable, un dossier est composé de zones de texte pour son titre (obligatoire), sa description et d'éventuels commentaires. Il peut faire l'objet d'une classification (catégories). Il peut également contenir des mots-clés pour faciliter le classement et les recherches (voir  Recherches et filtres).

A noter que pour les catégories, trois niveaux sont prévus: les 2 premiers sont communs à tous les barreaux, le 3ème niveau est défini par chaque barreau. En cas de choix d'une catégorie de 2ème ou de 3ème niveau, les niveaux supérieurs sont automatiquement complétés.

Qu'entend-on par "Intervenant" sur un dossier?

C'est un contact (du carnet de contact) concerné par le dossier caractérisé par un rôle: simple contact, défendeur, demandeur, rapport, ...

Par type de dossier, certains rôles d'intervenant sont obligatoires. Typiquement:

• pour un dossier de contact, un seul intervenant: le contact lui-même avec "contact" comme position (mais c'est implicit dans ce cas, la liste des intervenants reste invisible à l'utilisateur),

• pour un dossier de plainte, au moins un "demandeur" 

• pour un dossier disciplinaire, au moins un défendeur et un rapporteur
  

• pour un dossier de principe, aucune contrainte, zéro ou plusieurs intervenants: l'organisateur d'un événement (rôle "contact"), l'entrepreneur de travaux (rôle "contact"), les avocats ou experts dont on demande l'avis dans des dossiers de fond (contacts avec "intervenant" comme fonction).

La liste des rôles est commune à tous les barreaux. 

Sont exclus des intervenants, les contacts du type membre de cabinet. En revanche, pour les intervenants multi-adresses (typiquement un avocat membre de plusieurs cabinets), il est possible de spécifier le membre de cabinet spécifique concerné par le dossier. Les intervenants d'un dossier sont à définir et à maintenir manuellement par les utilisateurs, aucun automatisme n'est prévu à ce sujet. Un intervenant peut également avoir une référence de dossier externe optionnelle, typiquement, pour un demandeur, la référence du courrier entrant à l'origine de l'ouverture d'un dossier de plainte. 

Lors de la génération de courriers, ce sont les "intervenants" qui sont les destinataires des courriers. Dans certains cas, la liste des destinataires peuvent être modifiés (voir Génération de courriers).

Sur la fiche d'un dossier, j'ai accès à un échéancier. De quoi s'agit-il?

Voir Echéancier et tâches.

Les dossiers et les tâches disposent d'un état. De quoi s'agit-il?

Des états sont définis sur les dossiers et les tâches. Il est de bonne pratique de bien veiller à modifier ces états selon les actions entreprises. Ces changements d'état se font manuellement en cliquant sur le nouvel état (le changement se marque dans l'historique voir Surveillance et historisation des données). Cela facilite aussi les recherches et les affichages des choses en cours, ou terminés, ....

Les états d'un dossier sont: nouveau, ouvert, en suspens, clôturé, archivé.  Un code couleur, lié à l'état est assigné:

• sont affichés en ROUGE, les dossiers disciplinaires ouverts

• sont affichés en BLEU, les autres dossiers ouverts

• sont affichés en GRIS, les dossiers clôturés ou archivés
  

• sont affichés en NOIR, tous les autres dossiers.

A l'état archivé, les dossiers sont "écartés" du paysage quotidien des utilisateurs. A la demande, ceux-ci peuvent néanmoins être listés et consultés en filtrant la liste sur l'état "archivé", avec la possibilité de pouvoir les faire "revivre" (i.e. typiquement en passant leur état à "ouvert").

Les états d'une tâche sont: nouveau, confirmé, terminé. La procédure de changement d'état est également manuelle (voir Échéancier et tâches).

Qu'entend-on par gestion documentaire d'un dossier?

Tous les dossiers disposent d'un onglet "Documents". C'est l'accès à partie de la gestion documentaire dédiée au dossier. De cet onglet sont accessibles tous les documents portés au dossier. Ils peuvent être de formats divers: doc, docx, xlsx, msg, pdf, ... Différentes actions sont possibles sur ces documents (voir  Documents et gestion documentaire).