Génération de courriers
But
Contexte
Localisation
Courrier de masse: Contacts\Action\Générer des courriers
Génération de courriers: particularités
Qu'entend-on par générer des courriers ?
L'application est dotée d'un utilitaire pour générer des documents mais essentiellement ici des courriers. Deux types de courriers sont possibles: courrier unique et courrier de masse.
On crée des courriers uniques exclusivement à partir d'un dossier, les courriers en masse, quant à eux, sont créés à partir d'une sélection de contacts ou de dossiers qui partagent tous la même caractéristique métier. Par exemple, certains cabinets d'avocats demandent pour tous leurs avocats en même temps leur attestation d'appartenance à leur barreau.
Quels avantages me donne l'application sur ces courriers ?
Les courriers de masse sont produits en format PDF prêts pour impression et/ou insertion dans un email. Il se retrouvera également dans le dossier si la source est une liste de dossiers ou dans le dossier de contact (le dossier doit exister).
De quels types de courriers dispose-t-on?
Pour générer des courriers, l'application LgoBox offre une sélection de modèles déjà prêts avec des zones de remplacements (pour tous les types de courriers: fax, email et lettre). C'est en général le gestionnaire du barreau qui en est responsable et l'auteur. Ces modèles sont disponibles en plusieurs langues. Les champs disponibles dans les modèles pour les remplacements, les conditions ou les itérations sont les champs liés à l'utilisateur, à son barreau, au dossier choisi ou au(x) destinataire(s) du courrier.
Il est possible de produire un courrier "groupé", c'est à dire un seul document généré adressé à tous les destinataires (à l'inverse d'un courrier généré pour une sélection multiple de destinataires où, dans ce cas, chaque destinataire aura son document dans son dossier. Les courriers de masse sont toujours des courriers non groupés.
Comment la signature du document est-elle gérée?
Le signataire du courrier est à choisir parmi les contacts du carnet de contact, typiquement le bâtonnier, avec ou non l'option d'inclure automatiquement l'image de sa signature.
Comment puis-je définir les destinataires de mon courrier?
Les destinataires de mes courriers sont les intervenants des dossiers. S'il est unique les remplacements sont présentés automatiquement, s'il s'agit de courriers de masse, les remplacements se font au moment de la génération des courriers.
Pourquoi mon courrier n'apparaît-il pas dans mon dossier?
Les courriers générés sont disponibles dans l'onglet "Documents" du dossier de contact ou du contact. En principe le courrier unique est généré immédiatement; il sera donc immédiatement disponible. Dans le cas de courriers de masse, la génération s'opère en "asynchrone", n'empêchant pas le travail de continuer pendant cette génération de courriers. Cependant, un temps d'attente pour cette génération est réel. Les documents générés apparaissent sous forme de liste dans le menu "Documents générés". Si un document n'apparaît pas, c'est qu'une erreur a pu survenir. Contactez en ce cas votre gestionnaire.
Comment puis-je imprimer mon courrier?
Le courrier est un document. Une fois généré, il se retrouve dans l'onglet "Documents" d'un dossier. LgoBox est couplé avec une gestion documentaire (incluant des options d'impressions). Toutes les actions possibles sur un document sont expliquées ici:
Document et gestion documentaire.
Fonctionnalités particulières sur les courriers
Générer des courriers
Envoyer les courriels
| Étapes | Résultat | Audience |
| 1. Affichez la liste des courriers générés (Dossiers\courriers générés)
2. Sélectionnez le ou les courriers à envoyer par email 3. Dans le menu "Action" qui apparaît, choisir l'option "Envoi de courriels" - l'écran qui s'ouvre propose le texte du modèle choisi et les champs pour les remplacements 4. Joignez éventuellement une annexe 5. Confirmez votre envoi - cliquez sur "Annuler" pour stopper le processus Le modèle choisi est présenté dans la zone en bas à gauche de l'écran - vous pouvez sélectionnez un autre modèle si vous le désirez. Les champs techniques présentés seront remplacés par les valeurs prévues lors de la génération du courriel. Ces valeurs sont celles définies dans l'onglet "courrier" du contact (introduction, salutation, signature). |
Les courriels sont envoyés au(x) destinataire(s).
Si le modèle de courriel le prévoit, un mail vous est envoyé dans votre boite mail, vous confirmant donc l'envoi. |
Secrétaire |