Documents et gestion documentaire
Accès fonctionnalité et localisation : Onglet document dans fiche de l'objet (Dossiers)
Rôles: tous (voir Utilisateurs LgoBox: rôles et sécurité).
Pré-requis : Dossiers existants dans la base de données.
Dans la gestion documentaire (avec l'outil Alfresco), un répertoire est associé au dossier. Sa localisation exacte dépend des caractéristiques spécifiées sur le dossier: le barreau de référence, le type, la catégorie et la référence unique générée.
Visuellement, les documents attachés au dossier sont classés dans des répertoires et sous-répertoires de l'application de gestion documentaire (Alfresco). Des fonctionnalités globales et spécifiques aux documents sont disponibles.
Pour chaque objet dans la liste (document) les informations suivantes sont affichées: une icône pour montrer ou cacher les détails de l'objet, son nom, sa description, la date de la dernière modification. Vous pouvez affiner votre affichage via le menu "Colonnes". Entre le menu global et le tableau, le fil d'ariane de votre navigation vous permet des retours directs.
Menu Global
 Rafraîchir le contenu de la table: cette option rafraîchit le contenu du répertoire
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Ajouter un répertoire: un (sous-) répertoire est créé dans le répertoire courant. Il faut nommer le répertoire et sélectionner "Créer"
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 Ajouter un document: ajout d'un ou de plusieurs documents dans le répertoire courant. Il faut sélectionner un ou plusieurs documents en explorant la station de travail et cliquer sur "Ajouter"
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 Afficher dans Alfresco: cette option ouvre Alfresco et montre les détails de la base de documents - Vous accédez à toutes les fonctionnalités de gestion de document
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Fonctionnalités
 Télécharger: télécharge le document sur votre station de travail
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 Modifier dans Microsoft Office (édition en ligne): ouvre le fichier dans Microsoft Office pour modification.
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 Prévisualiser: permet la prévisualisation du document (et de là, d'autres options de navigation, recherches, impression,…
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Actions supplémentaires:
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Afficher dans Alfresco: cette option ouvre Alfresco et montre les détails de la page - Vous accédez à toutes les fonctionnalités de gestion de document (édition, propriétés, versions, ....
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Fonctionnalités particulières
| Imprimer un document
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Se fait via la prévisualisation, une icône d'imprimante vous permet l'impression |
| Accéder à une ancienne version de document
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Accéder à Alfresco directement, le document s'ouvre, l'historique se trouve dans la colonne de droite, tout en bas (utiliser la barre ascenseur). |
| Modifier un document et stocker la version modifiée (Edition hors ligne) |
1. En regard du document concerné, via le menu "Actions supplémentaires", sélectionnez l'option "Editer hors ligne" - le document se télécharge sur votre station de travail 2. Ouvrez le document dans l'application Microsoft Office pertinente (Ms-Word ou autre éditeur) - il se peut que vous ayez à vous authentifier dans alfresco 3. Modifiez le document et sauvegardez le 4. Dans LgoBox, en regard de la copie de travail (working copy) qui a été créée pour l'occasion, cliquez sur "Actions supplémentaires" 5. Sélectionnez "Importer une nouvelle version" - un nouveau dialogue s'ouvre 6. Décidez ou non de créer une nouvelle version majeure (1.0) ou mineure (1.1) 7. Ajouter éventuellement un descriptif précisant cette nouvelle version 8. Confirmez votre choix en cliquant sur "importer une nouvelle version". Notez ici que le document est resté verrouillé. Toute autre personne sera informée que vous êtes en train d'éditer mais pourra, si cela s'avère nécessaire, prendre la main dessus. |
| Modifier un document en ligne (avec verrou de sécurité) |
1. Sélectionnez le document concerné 2. Cliquez sur l'icône "petit crayon" - le document s'ouvre dans l'application pertinente 3. Apportez vos modifications (Ms-Word ou autre éditeur) 4. Sauvegardez dans l'application - la sauvegarde s'opère également dans Alfresco Notez ici que ce processus verrouille le document (personne ne peut y accéder tant vous vous avez la main sur le document). La version du document reste inchangée, seule la date de dernière mise à jour est modifiée. |
| Modifier un document sans verrou | 1. Sélectionnez le document concerné 2. Téléchargez le document sur votre station de travail et éditez le - le document s'ouvre dans l'application pertinente 3. Apportez vos modifications (Ms-Word ou autre éditeur) 4. Par le menu "Actions supplémentaires", choississez "Mettre à jour" |