Enregistrer les présences (check-in / check-out)

Étapes	Résultat
Check-in  1. Affichez les participants d'une formation - L'écran de gestion de participant s'affiche 2. Démarrez la présence du participant en cliquant sur le bouton "Check-in".	Le bouton check-out apparaît Le statut du participant passe de "confirmé" à "Présent" Dans la fiche de la formation, le nombre des présences est présenté et mis à jour
Check-out  1. Affichez les participants d'une formation - L'écran de gestion de participant s'affiche 2. Stoppez la présence du participant en cliquant sur le bouton 'Check-out".	Le bouton check-in re-apparaît
Check-in / Check-out manuel (modification - création)  1. Affichez les participants d'une formation - L'écran de gestion de participant s'affiche 2. Cliquez sur le bouton "Modifier/Créer une présence".	Les dates/heures de présences sont modifiées selon vos souhaits.  L'insertion des données manuellement impacte le boutons check-in/check-out

   Un participant a trois statuts dans lgoBox: "non-confirmé", "confirmé" et "présent". La confirmation dépend de l'état de paiement, le present est un participant ayant au moins une présence d'enregistrée. Le nombre de présences pour un participant est illimité.

   Au check-out, le décompte d'heure est stoppé. Le comptage des heures s'arrête au moment de l'activation du bouton avec pour maximum, l'heure de clôture officielle de la formation. Chaque check-in / check-out définit une période de temps qui sera sommée au final afin de calculer le ratio d'attribution des points. 

Génération de l'attestation de présence

La génération d'attestation de présence équivaut à la génération de document telle que décrite dans LGO3 - Générer des courriers. Elle s'opère à partir de la fiche d'un participant ou d'une liste de participants à une formation donnée (génération multiple). 

Étapes	Résultat
1. Affichez les participants d'une formation	L'écran de gestion de participant s'affiche
2. Sélectionnez le ou les participants pour lesquels l'attestation de présence doit être produite	Le menu "Action" apparaît
3. Sélectionnez l'option "Générer courriers et rapports" en activant la coche devant le nom	Le dialogue "Générer courriers et rapports" s'affiche
4. Choisissez l'attestation à envoyer et éventuellement le signataire et le type de courrier à envoyer
5. Confirmez votre souhait en cliquant sur "Générer" - "Annuler" stoppe le processus	Les attestations sont générées aux participants concernés.

Gérer les présences en dehors du système

Si d'aventure, la gestion des présences devait se faire en dehors de l'application, il conviendra de procéder à une gestion manuelle, composée de deux étapes:

1. générer la liste des présences;

2. importer la liste complétée dans le système.
   

Étapes	Résultat
Générer la liste des présences: 1. cliquez sur le bouton "Générer la liste de présences"	Un fichier est préparé et se télécharge sur votre station de travail. Il s'agit d'un document excel qui sera complété au fur et à mesure des arrivées des participants.
Importer la liste des présences  1. Par le menu "Présences", cliquez sur "Import de présences" 2. Sélectionnez le fichier à importer 3. Chargez le fichier - le système calcule les lignes valides ou non et le signale 4. Confirmez l'import si tout est valide	Les données relatives aux participants listés dans l'écran d'import sont mises à jour, leurs temps de présence sont enregistrés.  Le nombre des présences est mis à jour.

   Le fichier préparé comporte plusieurs champs à remplir lors de l'arrivée du participant: nom et prénom mais aussi l'adresse mail, le numéro GUID (identifiant de l'avocat dans l'application ANNA), le numéro du registre national. Les noms et prénoms ne sont pas obligatoires; par contre, il faut AU MOINS l'une des trois données pour être reconnu du système. Seuls les avocats peuvent être importés; la validation du fichier à l'import échouera pour toute entrée non valide.  

Imprimer une liste de participants ou de présences 

Pour imprimer une liste de participants ou de présences, on utilisera la fonction standard d'export excel disponible en vue liste et qui apparaît dès qu'une sélection d'objets est faite. Cet export Excel permettra de télécharger les champs visibles sur la station de travail à des fins de classement ou d'impression.