Gestion des formations
But
Contexte
Localisation
Evénements/formations: particularités
Qu'entend-on par Formations
Les barreaux exigent que les avocats se forment en permanence tout au long de leur carrière. Trois types de formations existent: les formations isolées, les cycles (indivisible ou pas), les congrès. Les barreaux responsables sont "propriétaires" de leurs formations et nomme un gestionnaire de formation. A côté de ce gestionnaire, un organisateur est également à considérer; son rôle tourne autour des aspects logistiques de la formation et du contrôle des présences. L'organisateur peut être une entité externe. Une formation se détaille entre autre par: un lieu, des dates de début et de fin, des points, des types de billets, d'une agréation...
Quels avantages me donne l'application sur ce modèle?
LgoBox propose avec ce modèle un accès et une vue directe sur les formations organisées et des accès directs vers les participants, les présences, les points attribués, etc. Ces informations et accès directs se traduisent par des boutons (présents sur le haut de la fiche) et des onglets dans la partie inférieure. Des fonctionnalités générales sont offertes sur ce modèle telles que création, suppression, recherche, export, .....
Comment se passe les inscriptions?
Les avocats ont accès à un site web sur lequel ils trouvent toutes les formations disponibles (tout barreaux confondus). Ils s'inscrivent en suivant les instructions en s'identifiant au préalable avec leur carte professionnelle (DPA). Les avocats ont également la possibilité d'inscrire leurs collègues de leur cabinet. Si la formation est payante, l'avocat choisira le moyen de paiement souhaité parmi les propositions et la facture sera envoyée au cabinet. Les inscriptions arrivent dans un "panier de courses" que le participant gère à sa meilleure convenance. Il se vide automatiquement à la date limite d'inscription si celle-ci est atteinte et que la commande est restée non validée, dans le panier.
Qui peut s'inscrire et à quoi?
Les avocats peuvent s'inscrire mais également des tiers, qui eux, s'identifieront en introduisant leur adresse e-mail à laquelle un lien leur sera envoyé afin de définir un mot de passe. On peut s'inscrire à toutes les formations disponibles, tout barreau confondu. Le système indiquera au participant les conditions d'inscription: par exemple: pour un cycle indivisible, l'inscription s'opère automatiquement à tous les modules; pour un congrès, le participant choisira les créneaux horaires sans chevauchement etc...
Une personne est considérée comme participante à une formation dès son inscription pour une formation gratuite, dès enregistrement du paiement pour les formations payantes (statut "Confirmé").
Suis-je informé de mes inscriptions?
Lgobox événement dispose de tout un système de notifications par email informant les participants de leur inscription et le suivi:
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confirmation d'inscription;
-
rappel de l'événement;
-
annulation de l'événement
-
...
Les notifications se font par mail avec un texte pré-établi et se déclenche au moment défini dans l'application. C'est le gestionnaire de formation qui définit les mails à envoyer. La définition des textes des emails est une tâche d'un administrateur. De base et pour toute nouvelle formation, des notifications partent automatiquement pour la confirmation de l'inscription et pour deux rappels (à 15 jours et à 2 jours). Cette définition peut-être modifiée.
Ai-je droit à un support de cours?
Le participant est informé qu'un support de cours existe (dans les détails de la formation à laquelle il s'inscrit) mais ne peut pas le télécharger lui-même. L'envoi de support de cours (s'il en existe pour la formation en question) peut se faire par e-mail ou ils peuvent être simplement remis sous format papier lors de l'accueil à la formation.
Comment se passe la formation et la prise des présences plus particulièrement?
Pour un organisateur externe: une liste de présences sera importée (avocats seulement - en format Microsoft Excel). Cette liste contiendra le numéro d'agréation, l'identifiant de l'avocat repris sur sa carte professionnelle (ou adresse mail), et ses heures de présences;
Pour un barreau responsable: les entrées/sorties (check-in/check-out) seront enregistrées directement dans l'application par l'utilisation de la carte professionnelle. La présence des tiers quant à elle se fera manuellement.
Des présences à postériori peuvent également être ajoutées.
Suis-je sûr de recevoir mes points?
L'attribution des points aux avocats présents est un processus complètement automatique et s'opère à la clôture de la formation suivie (la définition des points s'opère à la création de la formation, attribution de points juridiques et/ou non-juridiques). Un ratio est calculé selon les heures de présences. Un avocat enregistré comme orateur recevra les points en double. Un quota de point est attribué par période de référence; une fonctionnalité directe permet de voir les personnes "en manque de points".
Fonctionnalités particulières
Création d'une formation (voir
Généralités)
Définir les billets et le nombre minimum/maximum de participants
Définir ou modifier les envois automatiques de notifications
Envoi de courriels aux participants
Définir un ou plusieurs orateur(s) à une formation
Cycle ou Congrès - Définir les créneaux horaires
Gérer les participants
Gérer les présences (check in / check out - attestations)
Attribution des points
Accès aux statistiques
Gérer les détails d'une formation
Étapes
Résultat
Rôle
Périodes - périodes d'exclusion - durée
1. A partir de l'onglet "Formation" de la fiche, définissez la période d'exclusion, c'est à dire, les "pauses" (ex: temps de midi) - heure de début de pause, heure de fin de pause
2. Sauvegardez - "Annuler" stoppe le processus.
La période est définie par avance par l'Administrateur. C'est toujours la période courante qui est affichée. En cliquant dessus, vous accéderez aux détails de la période, incluant les dates et les points à atteindre.
Les heures d'exclusion sont enregistrées. La durée de la formation est automatiquement calculée.
Gestionnaire de formation
Agréation
1. Cliquez sur les boutons qui feront évoluer les états d'agréation:
A faire: A moins que l'organisme de formation soit agréé de plein droit, l'agréation est à faire à la main; cette action se termine par une décision: acceptation ou refus
Agréer: Agréer la formation (un numéro est alors attribué)
Désapprouver: Refuser l'agréation
L'agrément est lié à l'organisateur; c'est la valeur qui apparaitra à la création de la formation. Le numéro d'agréation s'attribue à la confirmation de la formation; il est visible sur le website.
Un organisateur non-agréé qui souhaite agréer une formation sera soumis au paiement d'une redevance. Celle-ci sera dûe à l'OBFG même si la formation prévue est gratuite.
Toute formation agréée devra être complétée de points
Les états d'agréation se modifient en fonction du bouton activé et reflètent l'état courant.
Des recherches sont possibles sur ces états.
Gestionnaire de formation
Définition des points attribués à la formation
1. Ajoutez en regard des champs "Points juridiques / Points non-juridiques
2. Sauvegardez - "Annuler" stoppe le processus.
Toute formation agréée devra être complétée de points
Les points sont attribués à la formation.
Ils seront comptabilisés pour la période définie et attribués au participant à la clôture de la formation
Gestionnaire de formation
Définition de cycle
1. Activez la coche "Cycle?"
2. cochez éventuellement l'option "Indivisible" qui apparaît alors
Un cycle est une formation qui est composée d'autres formations (modules). Le participant s'inscrira à l'un ou l'autre module du cycle ou tous de manière obligatoire dans le cas d'un cycle indivisible (Voir
Cycle ou Congrès - Définition des créneaux horaires)
La formation créée est de type "Cycle". Il conviendra de créer les modules qui le composent.
Gestionnaire de formation
| Étapes | Résultat | Rôle |
| Périodes - périodes d'exclusion - durée
1. A partir de l'onglet "Formation" de la fiche, définissez la période d'exclusion, c'est à dire, les "pauses" (ex: temps de midi) - heure de début de pause, heure de fin de pause 2. Sauvegardez - "Annuler" stoppe le processus. La période est définie par avance par l'Administrateur. C'est toujours la période courante qui est affichée. En cliquant dessus, vous accéderez aux détails de la période, incluant les dates et les points à atteindre.
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Les heures d'exclusion sont enregistrées. La durée de la formation est automatiquement calculée. | Gestionnaire de formation
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| Agréation
1. Cliquez sur les boutons qui feront évoluer les états d'agréation: A faire: A moins que l'organisme de formation soit agréé de plein droit, l'agréation est à faire à la main; cette action se termine par une décision: acceptation ou refus Agréer: Agréer la formation (un numéro est alors attribué) Désapprouver: Refuser l'agréation L'agrément est lié à l'organisateur; c'est la valeur qui apparaitra à la création de la formation. Le numéro d'agréation s'attribue à la confirmation de la formation; il est visible sur le website. Un organisateur non-agréé qui souhaite agréer une formation sera soumis au paiement d'une redevance. Celle-ci sera dûe à l'OBFG même si la formation prévue est gratuite. Toute formation agréée devra être complétée de points |
Les états d'agréation se modifient en fonction du bouton activé et reflètent l'état courant.
Des recherches sont possibles sur ces états. |
Gestionnaire de formation
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| Définition des points attribués à la formation
1. Ajoutez en regard des champs "Points juridiques / Points non-juridiques 2. Sauvegardez - "Annuler" stoppe le processus. Toute formation agréée devra être complétée de points |
Les points sont attribués à la formation.
Ils seront comptabilisés pour la période définie et attribués au participant à la clôture de la formation |
Gestionnaire de formation
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| Définition de cycle 1. Activez la coche "Cycle?" 2. cochez éventuellement l'option "Indivisible" qui apparaît alors Un cycle est une formation qui est composée d'autres formations (modules). Le participant s'inscrira à l'un ou l'autre module du cycle ou tous de manière obligatoire dans le cas d'un cycle indivisible (Voir Cycle ou Congrès - Définition des créneaux horaires) |
La formation créée est de type "Cycle". Il conviendra de créer les modules qui le composent.
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Gestionnaire de formation
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Changer l'état d'une formation: Confirmer - Publier - Annuler - Terminer
Étapes
Résultat
Rôle
Confimer une formation
1. Affichez la formation concernée en vue formulaire (voir
Vues et affichage)
2. Cliquez sur "Confirmer l'événement"
La formation est confirmée - Le bouton disparaît et laisse place aux actions suivantes
Gestionnaire de formation
Publier une formation
1. Affichez la formation concernée en vue formulaire (voir
Vues et affichage)
2. Cliquez sur le bouton de publication (en haut à droite). Ce bouton montre le statut de publication (non-publié / publié) - une page web s'ouvre permettant l'introduction d'informations complémentaires telles que photos, infos etc... tout ce que le futur participant verra lors de son inscription.
4. Publier de manière finale la formation en cliquant sur le bouton rouge "non-publié"
Le bouton passe de "Non-publié" (rouge) à "Publié" (vert). Les formations publiées sont désormais visibles à tout futur participant
Gestionnaire de formation
Annuler une formation
1. Affichez la formation concernée en vue formulaire (voir
Vues et affichage)
2. Cliquez sur "Annuler l'événement"
La formation passe en statut "Annulé";
Si une notification d'annulation a été programmée, le mail est envoyé aux participants enregistrés;
une formation annulée n'est pas (ou plus) publiée
Gestionnaire de formation
Clôturer une formation
1. Affichez la formation concernée en vue formulaire (voir
Vues et affichage)
2. Cliquez sur "Terminer l'événement"
La formation passe en statut "Fait";
Les points sont attribués aux participants;
Une formation clôturée n'est plus publiée
Gestionnaire de formation
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Étapes |
Résultat |
Rôle |
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Confimer une formation
1. Affichez la formation concernée en vue formulaire (voir Vues et affichage) 2. Cliquez sur "Confirmer l'événement" |
La formation est confirmée - Le bouton disparaît et laisse place aux actions suivantes |
Gestionnaire de formation |
| Publier une formation 1. Affichez la formation concernée en vue formulaire (voir Vues et affichage) 2. Cliquez sur le bouton de publication (en haut à droite). Ce bouton montre le statut de publication (non-publié / publié) - une page web s'ouvre permettant l'introduction d'informations complémentaires telles que photos, infos etc... tout ce que le futur participant verra lors de son inscription. 4. Publier de manière finale la formation en cliquant sur le bouton rouge "non-publié" |
Le bouton passe de "Non-publié" (rouge) à "Publié" (vert). Les formations publiées sont désormais visibles à tout futur participant |
Gestionnaire de formation
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Annuler une formation
1. Affichez la formation concernée en vue formulaire (voir Vues et affichage) 2. Cliquez sur "Annuler l'événement" |
La formation passe en statut "Annulé";
Si une notification d'annulation a été programmée, le mail est envoyé aux participants enregistrés; une formation annulée n'est pas (ou plus) publiée |
Gestionnaire de formation
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Clôturer une formation
1. Affichez la formation concernée en vue formulaire (voir Vues et affichage) 2. Cliquez sur "Terminer l'événement" |
La formation passe en statut "Fait";
Les points sont attribués aux participants; Une formation clôturée n'est plus publiée |
Gestionnaire de formation
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