Indicatage: particularités

Qu'entend-on par Indicatage?

Il s'agit ici d'enregistrer les courriers (entrants et sortants) des barreaux en les enrichissant d'informations telles que date d'entrée, référence du courrier, format, dossiers concerné, ...puis de les diriger (déplacement) vers une destination de la gestion documentaire. En pratique, le document sera scanné, il sera récupéré et présenté dans LgoBox pour le compléter d ces informations. En lui associant dossier, le document est "déplacé" et classé dans le dossier.

Quels avantages me donne l'application avec cet indicatage?

L'indicatage permet de procéder à des recherches affinées qui exploitent ces données. Le principe est d'extraire à partir d'Odoo sur base d'un intervalle de temps une liste de tous les documents entrants indicatés sous un format Excel. Pour chaque fichier, cette liste contiendra les propriétés mentionnées à l'indicatage. L'utilisateur, dans Excel, pourra faire des tris et des sélections basées sur ces méta-données.

De quels documents parle-t-on?

Ces documents peuvent être initialement:

• des documents papier digitalisés (scannés) et copiés dans un répertoire de la gestion documentaire faisant office de file d'attente

• des documents électroniques (typiquement des pièces jointes de mails ou le mail lui-même) copiés au même endroit.

Notez qu'au niveau des mails, vu le volume important que cela peut représenter, il serait une bonne pratique de choisir avec à propos les mails ou les pièces jointes qu'on souhaite conserver dans les dossiers pour faire de chacun d'eux une entité certes complète et cohérente mais débarrasser systématiquement des éléments accessoires. Si le mail complet est stocké dans la gestion documentaire, c'est sous son format originel qu'il sera stocké, sans altération de son contenu, de son rendu ni de ses pièces jointes. Ainsi, au chargement, il sera réimporté dans le client mail (Microsoft Office) d'où pourront se piloter réponses et transferts.

Que se passe-t-il avec le document si le dossier n'existe pas ou que je n'associe pas de dossier?

Dans l'indicatage, seuls les champs "Date de réception" et "Service concerné" sont obligatoires. C'est la définition du dossier qui déplace le courrier vers le dossier. Dans le cas où le dossier n'existe pas (vous ne le trouvez pas dans la liste proposée), vous pouvez le créer à la volée (voir Créer et Modifier). Notez que pour un nouveau dossier de contact, il ne pourra s'agir que d'un avocat.

Dans le cas où vous ne spécifiez pas de dossier particulier pour un courrier, celui-ci n'est pas perdu (il reste dans la file d'attente et il vous sera représenté avec les valeurs d'indicatage préalablement introduites).

Le "service concerné" et la file d'attente homonyme ne sont pas liés. Affecter un document à un "autre" service, pour des raisons de confidentialité, ne déplace pas le document dans une autre file. Un utilisateur cumulant des privilèges de visualisation sur les 2 files peut, en revanche, à partir d'Alfresco Share déplacer le fichier d'une file à l'autre.

Comment puis-je voir s'il y a du courrier à indicater?

Tant qu'il y a du courrier à indicater, ils apparaissent par les entrées de menu "indicatage courrier entrants" et "Indicatage courriers sortant". Les courriers se déplacent au fur et à mesure dans les dossiers assignés et ainsi disparaissent du "paysage" de l'indicateur. Quand il n'y a plus de document à traiter, un message informatif est affiché. Vous avez également l'information du nombre de documents en haut à gauche et des options de navigation en haut à droite. Une jauge apparaît au fur et à mesure du travail épuré.