L’export s’effectue à partir du moment où la formation est créée et confirmée en cliquant sur le bouton « fichier de présence » dans la liste.

En cliquant sur ce bouton, vous générez un fichier excel, qu’il convient de transmettre, tel quel, à l’organisateur externe.

Le contenu de ce fichier excel se présente ainsi . Les six premières lignes ne doivent pas être modifiées mais il peut être renommé.

Les colonnes A, B et F devront être remplies par l’organisateur pour tous les présents.

Une des trois colonnes C,  D ou E devra être complétée au moins.

Dans la mesure où le « guid » et le « registre national » seront sans doute peu connus des organisateurs et des avocats eux-mêmes, il est conseillé de compléter la colonne E « courriel » avec l’adresse avocat.be de l’avocat. C’est uniquement cette adresse avocat.be qui peut servir d’identifiant unique afin de réconcilier la présence de l’avocat à la formation avec sa fiche de points dans l’application.

Ce fichier ne doit contenir que des avocats puisqu’il n’a d’autre intérêt que d’attribuer des points de formation dans le logiciel de l’Ordre.

Une fois le fichier récupéré, la seule manière de l’importer est d’utiliser le menu « présences » -> « import de présences »

Vous aurez alors d’abord à « chargez votre fichier » puis à « charger »

Les lignes de réconciliation non valides vous seront signalées ainsi que celles qui ont réussi

Actuellement, le participant ne peut lui-même, via le site web, annuler une inscription à une formation. C’est donc au gestionnaire de formation de le faire.

A partir de l’événement, cliquez sur « participants »

Cochez ensuite la case en regard du participant que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur « action » et « supprimer » 

A noter, et c’est important, que cette action ne supprime pas le bon de commande et la facture éventuelle, s’il s’agit d’une inscription à une formation payante !

Si vous souhaitez vraiment effacer toute trace proprement, il convient d’annuler le bon de commande et de créer une note de crédit (avoir) pour la facture.

L'annulation est toujours préférable (une trace est conservée), surtout en production, à la suppression (tout disparait), même si cette possibilité (suppression) existe dans plusieurs écrans.

Ici, pour une personne qui décide de ne pas venir à une formation, après avoir effectué une commande ferme et une promesse de paiement, il s’agit d’une annulation.

Pour annuler le bon de commande, cliquez sur la ligne du participant 

Puis sur la référence à côté de : « Origine de la commande de vente »


 

Puis sur "annuler"

Pour annuler la facture, il faut avoir le rôle qui donne accès à l’espace « comptabilité »

Cliquez ensuite sur « vente » et « factures clients »

Retrouvez la facture, cliquez dessus, puis cliquez sur « avoir »

Sélectionnez « Annuler : créer l’avoir et lettrer », puis cliquez sur « créer avoir »

Le fait de cliquer sur le bouton «terminer l’événement» engendre plusieurs conséquences. Il ne faut l’activer que lorsque l’on est sûr que toutes les présences ont bien été confirmées et que l’événement est passé.
Cette action fera en sorte de calculer, pour tous les présents, les points obtenus et de les attribuer sur leur fiche de contact. Les points seront aussi alors visibles par l’avocat lui-même sur le website. Il sera encore possible de gérer les factures et les paiements, si l’on a ouvert la possibilité d’un paiement à posteriori (par virement).

Lorsque le barreau aura laissé le choix à l’avocat de payer à posteriori (par virement), la secrétaire chargée d’encoder la comptabilité devra réconcilier les factures avec les paiements (opération comptable) et le gestionnaire de formation pourra suivre l’évolution des factures via le bouton « factures ».

Par défaut, il verra les factures non payées, mais il pourra supprimer ce filtre et des rappels, par exemple.

Certaines formations attirent non seulement des avocats, mais des personnes externes à la profession, qui voudront parfois obtenir un justificatif, une attestation, avec une référence précise. C’est notamment le cas des comptables et fiscalistes, dont l’attestation de formation agréée doit reprendre le numéro d’agrément.

Il convient dès lors d’ajouter cette référence externe sur la formation, après avoir cliqué sur « modifier »

Le cas typique est le suivant : un tiers ou un avocat tente de s'inscrire au website comme nouvel utilisateur, il renseigne donc son e-mail. Si cet e-mail est déjà connu du système, celui-ci lui interdit la création d’un nouveau compte, mais ce ne sera pas toujours le cas et dès lors, le gestionnaire peut fusionner deux contacts.

Préalablement il faut savoir que la fonction refuse de fonctionner dans les cas suivants :
un des 2 contacts est une société et l'autre pas;

• les 2 contacts proviennent d'ANNA;

• un des 2 contacts est "Membre de cabinet";

• les 2 contacts sont de sociétés différentes;

• le contact source est à la tête d'objets "marchands": bon de commande ou facture.

A partir d'une liste de contacts, il faut cocher 2 contacts et, dans le menu des actions, cliquer sur "Fusionner les contacts sélectionnés" 

Un assistant s'ouvre

Dans cet assistant, le choix du contact cible (celui qui sera conservé) doit être fait par l'utilisateur si les 2 contacts sont des tiers non utilisateurs ou des tiers utilisateurs. Dans les autres cas, le choix est dicté par l'application:

• soit parce que un des 2 provient d'ANNA, c'est alors lui la cible ;

• soit parce que 1 des 2 est utilisateur, c'est alors lui la cible.

L'acceptation de l'exécution de l'assistant consiste :

• à affecter tous les objets connexes du contact source (sauf messages et followers) au contact cible ;

• si le contact source est un utilisateur, à le désactiver.

• à supprimer le contact source (ses messages et ses followers).

L'opération est irréversible et le message de confirmation le stipule.

Un message sur le contact cible résume l'opération...  et stipule qui l'a fait.

A la fin d’une formation, si l’on enregistre les présences « manuellement » (via le bouton «check out » visible sur l’application), cela peut être fastidieux et chronophage puisque tout le monde part en même temps.

Petite astuce : le fait de « terminer un événement »  aura comme conséquence que toutes les présences « entamées » seront clôturées à l'heure de fin théorique de la formation et les points seront calculés.

Si une formation débute ½ heure en retard et qu’elle se prolonge ½ heure après l’heure de fin théorique, une personne qui aura suivi toute la formation risque de ne pas se voir attribuer tous les points mérités en raison du changement d’horaire.

Si c’est le cas, il est conseillé d’adapter les horaires de la formation (la prolonger) sur l’application avant de terminer l’événement, ce qui aura pour conséquence d’adapter les présences et les points requis.

Un exemple : la formation est prévue de 12H00 à 13H00 et vaut donc un point de formation. La formation débute en fait à 12H30 et se termine à 13H30. Un avocat arrive à 12H35 et quitte à la fin à 13H30.

Si l’on conserve l’horaire théorique (12H – 13H), l’avocat arrivé à 12H35 ne recevra pas de point. En ajustant l’horaire (décaler la fin à 13H30), il recevra son point, comme ceux qui étaient à l’heure.

Un conseil : adapter l’horaire de la formation à la réalité, le cas échéant, avant de le terminer.

C’est une pratique malheureusement courante mais qu’il convient sans doute de proscrire le plus possible. En effet, la mise en place d’une application complexe de gestion de la formation s’adapte mal à l’improvisation et l’inscription à posteriori nécessite de nombreuses manipulations de la part du gestionnaire.

Si cependant, comme de nombreux barreaux, vous êtes particulièrement accueillant et ne refusez personne, et que vous souhaitez permettre à la personne de bénéficier de points, il est toujours possible de créer des participations et des présences à posteriori.

A partir de la formation cliquez sur « participants »

Et dans la liste, sur « créer »  

Sélectionner l’avocat participant à partir de la zone « contact » puis « confirmer ».

A noter qu’à ce moment, le participant n’est pas encore présent. (et ne peut donc recevoir de point) Si vous créez ce participant à l’heure du démarrage de la formation, n’oubliez pas de cliquer sur «check in» ensuite à côté de son nom

Si vous créez ce participant après la formation (parce que vous avez noté son nom sur un bout de papier, par ex.), il faudra non seulement créer le participant (comme vu ci-dessus) mais aussi ensuite lui ajouter une présence via le menu « présences » -> « toutes les présences » -> « créer »

Si, en outre, il s’agissait d’une formation payante, et que vous souhaitez lui permettre de payer cette formation après coup, il faudra également créer un bon de commande et une facture à posteriori, ce qui est fastidieux, mais possible.