Échéancier et tâches
Accès fonctionnalité et localisation
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Bouton d'accès direct à partir de la fiche d'un dossier
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Onglet "Échéancier" de la fiche d'un dossier
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Menu "Tâches" à partir du menu "Dossiers"
Rôles : tous (voir Utilisateurs LgoBox: rôles et sécurité).
Pré-requis : Le dossier doit exister avant de pouvoir lui définir une tâche.
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une date de création
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une date d'échéance
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une règle de rappel à choisir parmi une liste prédéfinie de possibilités: la veille (par rapport à la date d'échéance), l'avant-veille, la semaine avant, 10 jours avant ou à une date bien précise
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un intitulé et une description plus détaillée: il n'y a pas de référentiel préétabli, la précision de la demande est de la responsabilité de l'utilisateur
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une priorité
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un responsable: c'est la personne choisie par le créateur de la tâche (par défaut c'est lui-même) pour effectuer la tâche en ayant les droits appropriés sur le dossier; il est optionnel, auquel cas, tous les utilisateurs ayant une visibilité sur le dossier auront la possibilité de s'approprier la tâche;
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un état: initialement positionné à "Nouveau", peut prendre les valeurs "Confirmé" ou "Terminé".
- à la date de rappel, si la tâche n'est pas terminée, un rappel est envoyé à son responsable. Sans responsable attitré, c'est celui du dossier qui est notifié. Le "rappel" est un mail envoyé dans la mailbox classique du responsable expliquant que la tâche concernée reste à faire.
- à la date d'échéance, si la tâche n'est pas terminée, un rappel est envoyé au responsable de la tâche et au responsable du dossier.
Le changement d'état d'une tâche se fait exclusivement manuellement et permet de garantir qu'une tâche est bien prise en charge. Dès qu'une tâche est achevée, la bonne pratique est de le signaler sur la tâche afin que le système de notifications ne génère du trafic mail inutile en direction des utilisateurs.
Un code couleur est lié à la tâche en fonction de son état:
en ROUGE, tâche non terminée dont la date d'échéance est dépassée
en BLEU, tâche non terminée dont la date de rappel est dépassée
en GRIS, tâche terminée
en NOIR sinon.
Tous les changements de date d'échéance, de responsable et d'état sont mentionnés dans l'historique de la tâche (voir Surveillance et historisation des données). Il est possible de filtrer les tâches en retard, les tâches spécifiques de l'utilisateur, les tâches du jours en utilisant la recherche ou les filtres.
Fonctionnalités particulières
Ajouter une tâche à un échéancier (liste de tâches)
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Étapes |
Résultat |
Rôle |
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1. Éditez la fiche du dossier concerné 2. Dans l'onglet "Échéancier", cliquez sur "Ajouter un élément" - L'écran "Créer tâche" s'ouvre 3. Complétez le formulaire (nom, priorité, responsable, ...) 4. Définissez éventuellement une règle de rappel afin que d'amorcer le système de notification concernant le rappel 5. Confirmez en cliquant sur "Sauvegarder et fermer" - "Enregistrer et Créer" vous permet d'ajouter directement une tâche suivante et ainsi de suite. Les champs "Priorité" et "Date d'échéance" sont obligatoires.
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La tâche est ajoutée à l'échéancier du dossier. Par défaut, une liste de tâches est triée par ordre chronologique inverse.
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Secrétariat |
Les tâches sont toutes listées sous le menu "Tâches" de l'application "Dossiers". A partir de ce menu, il est également possible de créer une tâche, auquel cas le choix d'un dossier associé à la tâche est obligatoire.
Vous pouvez accéder à la liste des tâches d'un dossier en utilisant le bouton d'accès direct "Tâches" en haut à droite de la fiche du dossier.
Compléter un échéancier au moyen d'un échéancier prédéfini
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Étapes |
Résultat |
Rôle |
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1. Éditez la fiche du dossier concerné 2. Cliquer sur le bouton "Ajout d'un échéancier prédéfini", un incrusté "Ajout d'un échéancier prédéfini" s'ouvre 3. Choisissez l'échéancier prédéfini et cliquez sur Ok |
L'échéancier du dossier est complété par toutes les tâches prévues à l'échéancier prédéfini.
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Secrétariat |
Changer l'état d'une tâche
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Étapes |
Résultat |
Rôle |
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1. Par le menu "Tâches" ou via une tâche de l'échéancier d'un dossier, éditez la fiche d'une tâche 2. Cliquez sur l'état correspondant à la situation courante de celle-ci
Sous la vue liste, sélectionnez la ou les tâches concernées et changer l'état par le menu "Action". Ceci permet un changement sur plusieurs tâches en même temps. |
Le nouvel état de la tâche est mentionné sur fond gris dans la barre d'état. Il impacte la couleur de la tâche dans la liste (voir ci-dessus) et de la date d'échéance dans la vignette en mode d'affichage Kanban. |
Secrétariat |
